Privacyverklaring
Bij E-Polis hechten we veel waarde aan jouw privacy. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootste zorg behandeld. In deze verklaring lees je wie verantwoordelijk is voor de verwerking, welke gegevens we gebruiken, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt.
Wie is verantwoordelijk
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
E-Polis B.V.
Kastanjelaan 400, 5616 LZ Eindhoven
KvK: 17152173 · AFM: 12018213
E-mail: info@e-polis.nl
E-Polis is een geregistreerd assurantietussenpersoon en staat onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). We hebben geen aparte functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld; voor privacyvragen kun je rechtstreeks bij ons terecht via bovenstaand e-mailadres.
Welke gegevens verzamelen we
Welke gegevens we verwerken, hangt af van wat je bij ons doet.
Bij het vergelijken van premies
Voor een initiële premieberekening vragen we een beperkt aantal gegevens, zoals geboortedatum, postcode, voertuiggegevens en aantal schadevrije jaren. Optioneel: je e-mailadres om de premie-indicatie toe te sturen.
Bij het afsluiten van een verzekering
Pas wanneer je daadwerkelijk een polis aanvraagt, vragen we aanvullende gegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres en telefoonnummer
- Bankrekeningnummer (IBAN)
- Schadeverleden en royementsverklaringen
Bij contact opnemen
Als je ons belt, mailt of een vraag stelt via de chat op onze website, bewaren we je naam, contactgegevens en de inhoud van het gesprek of bericht.
Bij het gebruik van Mijn E-Polis
Log je in bij Mijn E-Polis, dan verwerken we je inloggegevens: je e-mailadres of telefoonnummer voor het toesturen van een eenmalige inlogcode, of de basisgegevens van je Google-account (naam, e-mailadres en profielfoto) wanneer je daarmee inlogt. Daarnaast bewaren we technische sessiegegevens om je veilig ingelogd te houden.
Bij het bezoeken van onze website
We verzamelen anonieme website-statistieken (paginaweergaves, klikgedrag, apparaat- en browserinformatie), uitsluitend nadat je daar via de cookiebanner expliciet toestemming voor hebt gegeven.
We vragen nooit meer gegevens dan strikt noodzakelijk voor de dienst die je afneemt.
Waarom en op welke grondslag
Voor elk doel waarvoor we gegevens verwerken, vermelden we ook de wettelijke grondslag.
- Premievergelijking en offertes Om je een passende premie-indicatie te kunnen tonen. Grondslag: uitvoering van de (pre-)contractuele relatie die ontstaat wanneer je onze vergelijker gebruikt.
- Aanvraag en polisbeheer Om een verzekering voor je aan te vragen en je dossier actueel te houden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Klantcontact en ondersteuning Om je vragen te beantwoorden en service te verlenen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
- Fraudepreventie en risicobeoordeling Om misbruik te voorkomen en accurate premies te kunnen aanbieden. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.
- Administratie en facturering Om onze boekhouding op orde te houden. Grondslag: wettelijke verplichting (fiscale administratie, Wft).
- Website-analyse Om de website te kunnen verbeteren. Grondslag: jouw toestemming (AVG art. 6.1.a).
Ons gerechtvaardigd belang zit vooral in het leveren van een betrouwbare vergelijking, het voorkomen van misbruik en het onderhouden van onze klantrelatie. We wegen dat belang altijd af tegen jouw privacy-belang.
Met wie delen we je gegevens
Alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening.
We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de dienst die je afneemt. De volgende categorieën ontvangers komen daarbij in aanmerking:
- Verzekeraars Van wie je een offerte opvraagt of bij wie je een polis afsluit. Zij gebruiken je gegevens voor acceptatie, risicobeoordeling en uitvoering van de polis.
- Technische dienstverleners (verwerkers) Zoals onze hosting-, e-mail- en IT-partners. Met deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst waarin privacy-afspraken zijn vastgelegd.
- Google (alleen na jouw toestemming) Voor website-statistieken via Google Analytics, zoals beschreven op onze cookiepagina.
- Branche-registers zoals Stichting CIS Voor zover nodig voor acceptatie, risicotoetsing of fraudepreventie. In de meeste gevallen raadpleegt de verzekeraar dit register, niet wijzelf.
- Toezichthouders en overheidsinstanties Wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de Belastingdienst of de AFM).
We verkopen jouw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden. We sturen geen persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), behalve waar dat via een toestemmingsgebaseerde dienst (zoals Google Analytics) gebeurt; daar gelden aanvullende waarborgen via het EU-US Data Privacy Framework.
Bewaren en beveiligen
Niet langer dan nodig, en veilig opgeslagen.
Bewaartermijnen per categorie
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Per type gegevens gelden verschillende termijnen:
- Premieberekeningen zonder afsluiting Maximaal 6 maanden.
- Klant- en polisgegevens Zolang de polis loopt, plus 7 jaar daarna in verband met de wettelijke administratieve bewaarplicht.
- Communicatie (e-mail, chat, telefoon) 36 maanden, tenzij de inhoud onderdeel wordt van een klant-/polisdossier.
- Administratie en facturering 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Website-analyse (na toestemming) Volgens de retentie-instellingen van Google Analytics, standaard maximaal 14 maanden.
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer op basis van rollen, logging en regelmatige beveiligingsupdates.
Geautomatiseerde besluitvorming en bronnen
Wanneer we rekenen met algoritmes, en welke gegevens niet rechtstreeks van jou komen.
Geautomatiseerde premieberekening
Om een premie te kunnen tonen, gebruiken wij en onze verzekeraars geautomatiseerde berekeningen op basis van de gegevens die je invult, zoals leeftijd, postcode, voertuig en schadeverleden. Het resultaat (premie of afwijzing) volgt uit die berekening.
Bij een aanvraag voert de verzekeraar zelf de acceptatiebeoordeling uit. Die beoordeling kan deels geautomatiseerd verlopen. Je hebt bij geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen recht op menselijke tussenkomst; neem daarvoor contact op met ons of met de betreffende verzekeraar.
Bronnen buiten jou om
Sommige gegevens die we gebruiken of verifiëren, komen niet rechtstreeks van jou:
- Verzekeraars Bijvoorbeeld als je eerder bij een verzekeraar klant was en we opvragen hoeveel schadevrije jaren je hebt opgebouwd.
- RDW Voor voertuiggegevens op basis van het kenteken, voor zover van toepassing voor je aanvraag.
- Stichting CIS Het gezamenlijke register van Nederlandse verzekeraars, voor zover geraadpleegd voor acceptatie- of fraudetoetsen.
Jouw rechten
Inzien, corrigeren, verwijderen en meer.
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je een aantal rechten met betrekking tot de gegevens die wij van je verwerken. Je hebt het recht om:
- jouw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen wanneer ze niet meer nodig zijn;
- de verwerking te laten beperken;
- jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- een eerder gegeven toestemming in te trekken, voor verwerkingen die op toestemming berusten;
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een verzoek indienen? Stuur een e-mail naar info@e-polis.nl. We reageren binnen 1 maand. Is je verzoek complex? Dan mogen we die termijn met maximaal 2 maanden verlengen; je ontvangt dan binnen de eerste maand bericht over de reden.
Wijzigingen in deze verklaring
Deze tekst kan van tijd tot tijd worden aangepast.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wet- en regelgeving of veranderingen in onze dienstverlening. Controleer deze pagina daarom regelmatig om op de hoogte te blijven van de laatste versie.
Vragen over deze verklaring? Neem gerust contact met ons op.